Почта которая должна храниться локально

Почта которая должна храниться локально

Создание локальных папок писем для уменьшения размера, занимаемого почтовым ящиком

При достижении большого размера почтового ящика входящая почта начинает работать со сбоями. В связи с этим, если входящая почта перестала приходить или приходит с большими задержками, необходимо проверить размер, занимаемый вашим почтовым ящиком.

Проверить размер почтового ящика можно двумя способами.

1 способ. Проверка размера ящика через веб интерфейс почты.

1. Зайти в почтовый ящик через веб интерфейс почты по адресу mail.admin-smolensk.ru.

2. Кликнуть на заначёк настроек в правом верхнем углу и выбрать «Параметры»

3. В отрывшемся окне будет указан размер, занимаемый почтовым ящиком.

2 способ. Проверка размера ящика через почтовый клиент MirosoftOutlook.

1. Запустить почтовый клиент и в закладке «Файл»-«Сведения»-«Средства очистки» выбрать «Очистка почтового ящика»

2. В открывшемся окне нажать на кнопку «Размер почтового ящика».

3. В новом окне «Размер папки» на закладке «Данные на сервере» будут отображены общий размер почтового ящика и его папок по отдельности.

При размере почтового ящика, приближающемся к 1000Мб (1ГБ) (или превышающем указанное значение), необходимо перенести письма для хранения на локальном компьютере, а не на сервере.

Создание локальных папок писем

  1. Запустить Outlook 2010 и в закладке «Файл» выбрать «Настройка учётных записей»

Office 365, AD, Active Directory, Sharepoint, C#, Powershell. Технические статьи и заметки.

MS Outlook 2016: загрузка всех писем общего ящика

При подключении электронной почты в программе MS Outlook также автоматически будут отображены подключенные к учетной записи общие ящики (например, ящик отдела).
По умолчанию письма в данных общих ящиках отображаются только за последний год. В какой-либо папке ящика в конце списка писем будет отображено сообщение:
"В настоящее время отображаются все сообщения, возраст которых меньше 12 мес."

Если необходимо найти (отобразить) письмо более ранней даты (возрастом более года), то в настройках ящика нужно задать соответствующий параметр.

Для этого нужно выполнить следующие действия:

В программе MS Outlook необходимо перейти по кнопке "Файл" — на странице "Сведения об учетной записи" нажать кнопку "Настройка учетных записей" и выбрать пункт "Настройка учетных записей…":

В открывшемся окне будет отображен список всех ящиков, подключенных в программе Outlook.
Здесь нужно выбрать строку с адресом своей корпоративной почты и нажать кнопку "Изменить":

Читайте также:  Как определить разрядность двоичного кода

В открывшемся диалоговом окне в блоке "Сообщения, которые нужно хранить в автономном режиме" необходимо передвинуть ползунок с положения "12 мес." в положение "Все":

Затем нажать кнопку "Далее" и "Готово".
Теперь нужно полностью закрыть программу MS Outlook и снова ее открыть.

Далее, чтобы произошла загрузка сообщений, перейдите в общий ящик в нужные папки (в строке состояния будет отображено сообщение "Папка обновляется"). Необходимо подождать от 5 до 15 минут, пока загрузятся письма, с датой более 12 месяцев. После загрузки также начнет работать поиск по таким письмам (может дополнительно потребоваться некоторое время на индексацию сообщений).

Следите через RSS

Подписаться на RSS

Страницы

Метки

Архивы

Задаем вопросы

Комментарии на сайте

Управление почтовым ящиком: варианты организации хранения почты


Кажется, совсем несложный вопрос: Где хранится электронная почта?

Почта может храниться на сервере или в личной папке Outlook на вашем компьютере (файле личных папок, PST-файле). Сегодня мы поговорим о том, как сообщения хранятся на вашем компьютере.

Предположим, что вы решили сократить размер почтового ящика путем хранения сообщений электронной почты на своем компьютере (вместо их хранения, например, на почтовом сервере). Возможно, вам просто необходимо переместить часть сообщений, связанных с важным проектом, с одного компьютера на другой. Как это сделать? Где после выполнения этих действий будет храниться электронная почта?
Ответ: почта будет храниться в личной папке Outlook (файле личных папок, PST-файле). Существует два способа хранения почты в PST-файлах.

Создание и использование личных папок (PST-файлов) выполняется в приложении Outlook довольно просто. Ниже приведен ряд причин, по которым следует использовать личные папки.

  • Освобождение места на сервере Личные папки следует использовать при получении от системного администратора уведомлений о том, что размер почтового ящика приближается к предельно допустимому.
  • Более эффективное документирование Используйте личные папки для хранения сообщений, необходимых для профессиональных или личных целей. Хранилище PST позволяет поддерживать «документальный след».
  • Переносимость Личные папки можно использовать для переноса или копирования сообщений с одного компьютера на другой, а также для резервного копирования на компакт-диск или иной съемный носитель.

Мы только что рассмотрели преимущества этого подхода, однако также необходимо знать, что локальное хранение подходит не всем. Чтобы понять, подходит ли оно вам, необходимо принять во внимание приведенные ниже факты.

  • При использовании PST-файлов доступ к сообщениям в каждый момент времени возможен только с одного компьютера. Сообщения, хранящиеся в PST-файлах, менее доступны, чем сообщения на почтовом сервере. Сообщения хранятся на вашем компьютере, поэтому с другого компьютера они будут недоступны. (Способ обхода этого ограничения см. в последнем курсе серии.)
  • Одновременно с PST-файлом может работать только один пользователь. Даже при совместном использовании компьютера и предоставлении общего доступа к PST-файлу пользователь сможет открыть этот файл только после того, как работающий с файлом пользователь закроет файл.
  • Локальное хранение может быть запрещено политиками организации. В некоторых организациях приняты правила, определяющие, что можно и что нельзя хранить. Политики хранения организации могут запрещать создавать PST-файлы (или препятствовать их созданию). Вместо перемещения сообщений в собственные папки пользователям предоставляется доступ к особым «управляемым папкам». Как правило, создает такие папки и управляет ими системный администратор.
Читайте также:  Овал это окружность или нет

Мы рассмотрели некоторые преимущества и недостатки локального хранения сообщений. Настало время рассмотреть способы. Начнем с архивации. Главное преимущество функции архивации (также известной как автоархивация) заключается в том, что для ее использования необходимо всего лишь нажать кнопку Да.

При обычной установке Outlook функция автоархивации включена по умолчанию. (В четвертом курсе серии будет показано, как изменить параметры по умолчанию.) Это означает, что как только вы нажали кнопку Да в окне сообщения Outlook «Выполнить автоматическую архивацию старых элементов сейчас?», функция автоархивации начнет выполнять свою работу.

Функция автоархивации перемещает сообщения в зависимости от срока их хранения. Это выполняется регулярно (например, каждые 14 дней), пока пользователь отвечает «Да».

Ниже приведен обзор работы этой функции.

Приложение Outlook создает эту папку автоматически.

Все вложенные папки почтового ящика автоматически зеркально отображаются в архивную папку, а сообщения перемещаются в эти вложенные папки в соответствии с их местоположением в почтовом ящике. Таким образом, функция архивации копирует структуру почтового ящика в архивную папку. На рисунке видно, что папки Alpine Ski House и Contoso выглядят в архивной папке точно так же, как и в почтовом ящике.

Опять-таки, приложение Outlook выполняет всю работу автоматически.

Как вы уже заметили, приложение Outlook выполняет большую часть работы автоматически. Если вы относитесь к тем людям, которым необходимо, чтобы все было аккуратно, но которых не интересует, как именно это будет сделано, функция архивации — это ваш выбор. Каким образом эта функция соотносится с личными папками? Этот вопрос мы рассмотрим далее.

В отличие от функции архивации при использовании личных папок часть работы приходится выполнять самостоятельно. Это значит, что вам придется создавать папки и вложенные папки и помещать туда сообщения. Сообщения можно перемещать путем перетаскивания, с помощью команд меню или путем создания собственных правил. Каковы преимущества этого? Поскольку вы перемещаете сообщения сами, вы можете упорядочить их произвольным образом.

Читайте также:  Как определить тип контроллера флешки

Подходит ли этот способ вам?

  • Вы периодически очищаете папку «Входящие».
  • Вы сохраняете сообщения каждый раз после прочтения.
  • Вы группируете сообщения по проекту, теме и иным важным категориям.
  • Вам нравится разрабатывать системы хранения и вы предполагаете обновить эти системы, например после завершения старых проектов и в начале работы над новыми.
  • Вы создаете правила для перемещения сообщений в указанные папки.

Если это так, то вам понравится та степень контроля, которую предоставляют личные папки.

Как вы уже знаете, и при использовании архивации, и при использовании личных папок сообщения перемещаются (а не копируются) в папку Outlook. В обоих случаях перемещенные сообщения всегда будут доступны в папке в области переходов Outlook.

Другое сходство заключается в том, что в обоих случаях папки, вложенные папки и находящиеся в них сообщения хранятся в файле, который называется файлом данных Outlook. Этот файл также называется файлом личных папок Office Outlook, PST-файлом и личным хранилищем (PST-файл хранится на вашем личном компьютере).

Для некоторых типов учетных записей доставка электронной почты осуществляется непосредственно в личную папку. Если электронная почта доставляется непосредственно на ваш компьютер, как это имеет место при использовании учетной записи POP3 или настроенной соответствующим образом учетной записи Microsoft Exchange Server, ваш почтовый ящик будет подобен почтовому ящику, обведенному на рисунке красным цветом. Это означает, что в области переходов рядом со значком почтового ящика будет указано Личные папки.

Ссылка на основную публикацию
Почему шуруповерт крутит медленно
Ремонт или монтаж мебели в разгаре, а шуруповерт перестал работать. Рассмотрим основные причины поломок и способы ремонта шуруповерта своими руками...
Почему лайтрум не экспортирует фото
Мы заметили, что многие фотографы, обрабатывая фотографии в Lightroom, часто сталкиваются с проблемой – как экспортировать снимки. В этой статье...
Почему на андроид не удается открыть файл
Ошибка “Невозможно открыть файл” на телефонах Андроид возникает не часто, причин тому множество. Почему пишет “Невозможно открыть файл” Самая банальная...
Почта которая должна храниться локально
Создание локальных папок писем для уменьшения размера, занимаемого почтовым ящиком При достижении большого размера почтового ящика входящая почта начинает работать...
Adblock detector