Как поставить отбивку в outlook

Как поставить отбивку в outlook

Инструмент для работы с почтой Microsoft Office Outlook обладает рядом полезных функций, помимо стандартной работы с почтой (вроде сортировки и чтения). Среди этих функций Outlook выделяется «Автоответ», который можно использовать, чтобы отправитель понимал, что его сообщение дошло, даже если пользователь не имеет возможности ответить, или находится в отпуске. Многие сервисные центры и службы поддержки активно пользуются этой возможностью.

Назначение функции

При включении этой функции и настройке можно добиться возможности оперативной отправки сообщений в ответ на приходящие. Это упрощает работу многих служб, позволяя ориентировать пользователей в сроках рассмотрения заявок и подобных вещах. К тому же это создаёт ощущение, что фирма действительно заинтересована в общении с клиентом/партнёром. Чаще всего автоответом в Outlook пользуются:

  1. Сервисные центры. Иногда, с помощью сложных скриптов ещё и подаётся информация об ориентировочных сроках выполнения заявки (в странах СНГ не используется, в каком-то смысле отличительная особенность некоторых крупных западных фирм).
  2. Контакт-центры, для которых важно проявить уважение к пользователю. В их случае подобный ответ зачастую содержит благодарность за обращение.
  3. Службы поддержки (в частности в онлайн играх). Здесь указываются сроки рассмотрения заявки или присылаются данные о пропущенных в заявке полях (встречается у Zenimax и Blizzard).
  4. На время отпуска. Включается, чтобы известить коллег/клиентов о своей недоступности на данный момент. Применяется в крупных организациях со строгим деловым этикетом.

Можно найти и другие применения для указанной функции, либо использовать её просто ради шутки – выбор зависит от поставленной задачи.

Настройки автоответа

Сразу следует отметить, что способ настройки автоответчика в Аутлук варьируется в зависимости от установленной версии офисного пакета. Хотя, набор общих черт и присутствует, но касаются они преимущественно версий: 2010+ и по 2007 включительно. О специфических нюансах в некоторых версиях будет указано, под их общими сведениями (например, 2010 Outlook настраивается аналогично с 2013, 2016, но имеет пару отличительных черт).

Версии 2010 и выше

Речь идёт о 2010, 2013, 2016 и прочих (скриншоты взяты из версии 2016, которая отличается лишь общим дизайном интерфейса). Также указанный вариант действий подходит и для Office 365, который Microsoft активно продвигают уже несколько лет. Для настройки автоответа от пользователя требуется:

  1. Открыть вкладку «Файл» и перейти в раздел «Сведения».
  2. Выбрать раздел «Автоответы».

Примечание! Чтобы этот пункт присутствовал в меню нужно иметь тип учётной записи «Microsoft Exchange». Если он отсутствует всё равно, то его можно вручную добавить на панель.

  1. Отметить флажок «отправлять автоответы»:
    • «Отправлять только в течение…» — позволяет указать между какими датами используется конкретный ответ. Удобно, чтобы поздравить кого-то с праздниками или проинформировать об отсутствии на рабочем месте;
    • «В пределах организации», как и вариант «за пределами…» позволяет выставить разные ответы в зависимости от типа адресата.
    • Нажать «Ок» и следить за результатами.

    Если не указать период в шаге «3», то сообщение будет отправляться постоянно, вплоть до ручной отмены.

    Outlook 2007

    В Версиях младше 2007 (включительно) не смотря на общее различие в виде интерфейса действует один и тот же алгоритм настройки автоматического ответа:

    1. Открыть вкладку «Сервис».
    2. Выбрать пункт «Заместитель».
    3. Ввести необходимые параметры (рассмотрены выше в пункте 3) и подтвердить действие.
    Читайте также:  Как узнать мак адрес роутера через cmd

    Кроме незначительного различия в порядке активации действует тот самый принцип во всех версиях. Даже окно настроек не претерпело структурных изменений.

    Отключении функции

    Ранее упоминалось, что может потребоваться и ручное выключение указанной возможности. Следует понимать, что рассматривается пример с учётной записью Exchange. Процедура проста, по сути выполняется включение, но с иным финальным этапом:

    1. Открыть окно настроек автоответа (зависит от версии Outlook – показано выше).
    2. Поставить галочку «Не отправлять автоответы».

    Без учётной записи Exchange

    Тем, кто пользуется стандартной IMAP/POP3 почтой (т.е. почтой gmail, mail, ukr, yandex и прочими почтовыми сервисами) потребуется сочетать функции «Шаблон» и «Правило», чтобы получить эффект автоответа в Аутлук.

    Включение

    Включает в себя 2 этапа: создание шаблона и настройку правила. Начнём с простого – шаблона. Для этого:

    1. Открываем окно программы.
    2. Выбираем «Новое сообщение».
    3. Делаем обычное сообщение без указания адресата.
    4. Нажимаем «Сохранить как» и указываем шаблон Outlook.

    Сложного ничего, поэтому переходим к созданию правила:

    1. На вкладке «Главная» выбрать пункт «Правила».
    2. Нажать «Создать правило».
    3. Перейти в раздел «Дополнительно».
    4. Указать в первом этапе «Адресованные мне» и клацнуть «Далее».
    5. Отмечаем «ответить, используя указанный шаблон».
    6. Нажать на «указанный шаблон» и выбрать созданный ранее документ.
    7. Задать необходимые исключения. Обязательно нужно отмечать «кроме автоответов», чтобы роботы не устроили бесконечную переписку.
    8. Нажимаем «Готово».

    Отключение

    Достаточно удалить правило, чтобы прекратить его работу. Для этого:

    1. Открываем «Правила».
    2. Выбираем «Управление правилами и оповещениями».
    3. Находим ненужное правило и снимаем галочку.

    Добавление пункта «Автоответы»

    В любой из версий Outlook можно прикрепить отдельный вариант «автоответов» для этого потребуется выполнить следующие действия:

    1. Открыть «Файл»
    2. Перейти в «Параметры».
    3. Выбрать «Настроить ленту».
    4. В удобном месте «Создать группу» и переименовать её при необходимости. Обязательный шаг, поскольку в существующие группы эту вкладку добавить нельзя.
    5. Переместить «автоответы» в группу, созданную в пункте 4.

    Примечание! Создание группы может и не потребоваться – всё зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 требовали данного шага.

    Данный способ может не сработать, в этом случае потребуется перейти к разделу «Создание правила».

    Автоответчик в Outlook пригождается в тех случаях, когда у вас не будет возможности отвечать на поступающие письма самостоятельно. Вместо вас это будет делать программа, используя ранее заготовленный вами шаблон. Ниже будет продемонстрировано, как сделать, настроить или отключить автоответ в Outlook 2007, 2010, 2013 и других версиях через аккаунт Exchange и без него.

    Как сделать автоответ в Outlook 2010 и других версиях: активация заместителя с аккаунтом Exchange

    Обычно учётная запись Exchange присутствует на корпоративных компьютерах, а на личных не используется. Убедиться в том, какая у вас учётная запись, можно по строке состояния в правом или левом нижнем углу программы. В ней должно быть написано «Подключён к Microsoft Exchange», если вы авторизованы через аккаунт Exchange.

    Включение автоответчика в различных версиях Outlook будет немного отличаться, поэтому инструкции будут представлены отдельно для каждого года. Версия Outlook будет соответствовать версии Microsoft Office, установленном на вашем компьютере.

    Читайте также:  Как подключить пульт билайн к приставке cisco

    Outlook 2010, 2013, 2016

    1. Находясь в главном меню программы, кликнете по кнопке «Создать сообщение», чтобы перейти к написанию шаблона для будущего самоотправляющегося ответа.

    Нажимаем кнопку «Создать сообщение»

    Прописываем текст сообщения

    Нажимаем кнопку «Сохранить как»

    Выбираем формат «Шаблон Outlook»

    Нажимаем кнопку «Сохранить»

    Выбираем пункт «Управление правилами и оповещениями»

    Нажимаем кнопку «Новое»

    Выбираем вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям»

    Выбираем, когда будет действовать автоответчик

    Выбираем пункт «Ответить, используя указанный шаблон»

    Нажимаем кнопку «Указанный шаблон»

    Указываем путь до заранее созданного шаблона

    Проверяем правильность настроек

    Нажимаем кнопку «Готово»

    Outlook 2007

    1. Разверните меню «Файл», в нём перейдите по пути «Создать» — «Почтовое сообщение».

    Нажимаем кнопку «Почтовое сообщение»

    Кликаем по кнопке «Сохранить как»

    Ставим формат «Шаблон Outlook»

    Разворачиваем меню «Сервис»

    Выбираем пункт «Правила и оповещения»

    Кликаем по кнопке «Новое правило»

    Выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям»

    Отмечаем параметры, при которых автоответчик будет активироваться

    Выбираем вариант «Ответить, используя указанный шаблон»

    Кликаем по кнопке «Указанный шаблон»

    Нажимаем кнопку «Обзор»

    Проверяем выставленные параметры

    Кликаем по кнопке «Готово»

    Активация заместителя без аккаунта Exchange

    Если вы авторизованы в программе не через аккаунт Exchange, то можете воспользоваться этим способом для создания автоответчика.

    Outlook 2010, 2013, 2016

    1. Откройте меню «Файл».

    Разворачиваем меню «Файл»

    Выбираем пункт «Сведения»

    Нажимаем кнопку «Автоответы»

    Настраиваем параметры автоответов

    Вводим текст для сообщения

    Outlook 2007

    1. Разверните вкладку «Сервис» в главном меню программы.

    Выбираем меню «Сервис»

    Выбираем пункт «Заместитель»

    Выбираем настройки заместителя

    Вводим текст для автоответа

    Отключение автоответчика

    Как отключить автоответ на поступающие сообщения зависит от того, каким способом вы его включали: с учетной записью Exchange или без нее.

    С аккаунтом Exchange

    1. Разверните вкладку «Файл».

    Выбираем раздел «Файл»

    Кликаем по кнопке «Управление правилами и оповещениями»

    Без аккаунта Exchange

    1. Откройте меню «Файл».

    Раскрываем меню «Файл»

    Выбираем подраздел «Сведения»

    Используем кнопку «Автоответы»

    Выбираем параметр «Не отправлять автоответы»

    Заместитель — функция, которая пригодится людям, отсутствующим на рабочем месте, или тем, кто не хочет отвечать на определённый тип сообщений вручную. Учтите, что автоматический ответ будет отсылаться пользователю, отправившему вам сообщение, только один раз. На все последующие его сообщения автоответчик отвечать не будет. Счётчик обнулится, когда вы вручную запустите Outlook.

    Для удобства работы почтовый клиент Outlook предлагает своим пользователям возможность автоматически отвечать на входящие сообщения. Это может заметно упростить работу с почтой, если требуется в ответ на входящие письма рассылать один и тот же ответ. Причем, автоответ можно настроить как для всех входящих, так и выборочно.

    Если вы как раз столкнулись с подобной проблемой, то эта инструкция поможет вам упросить работу с почтой.

    Итак, для того, чтобы настроить автоматический ответ в outlook 2010 потребуется создать шаблон и затем настроить соответствующее правило.

    Создание шаблона для автоответа

    Начнем с самого начал – подготовим шаблон письма, который будет рассылаться адресатам в качестве ответа.

    Первым делом создадим новое сообщение. Для этого на вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Создать сообщение».

    Здесь необходимо ввести текст и при необходимости отформатировать его. Этот текст будет использоваться в ответном сообщении.

    Теперь, когда работа с текстом завершена, переходим в меню «Файл» и там выбираем команду «Сохранить как».

    Читайте также:  Samsung pay не вводится пин код

    В окне сохранения элемента выбираем «Шаблон Outlook» в списке «Тип файла» и вводим имя нашего шаблона. Теперь подтверждаем сохранение нажатием кнопки «Сохранить». Теперь окно нового сообщения можно закрыть.

    На этом создание шаблона для автоответа завершено и можно переходить к настройке правила.

    Создание правила для автоответа на входящие сообщения

    Для того, чтобы быстро создать новое правило необходимо перейти на вкладку «Главное» в главном окне Outlook и в группе Переместить кликнуть по кнопке «Правила», а затем выбрать пункт «Управление правилами и оповещениями».

    Здесь мы нажимаем «Новое…» и переходим к мастеру создания нового правила.

    В разделе «Начать с пустого правила» кликаем по пункту «Применение правила к полученным мной сообщениям» и переходим к следующему действию, нажав кнопку «Далее».

    На этом этапе, как правило, никаких условий выбирать не нужно. Однако, если вам требуется настроить ответ не на все входящие сообщения, то выберите необходимые условия, отметив их флажками.

    Далее переходим к следующему шагу нажав соответствующую кнопку.

    Если вы не выбрали никаких условий, то Outlook выдаст предупреждение о том, что настраиваемое правило будет применяться ко всем входящим письмам. В случаи, когда нам это и требуется, мы подтверждаем, нажав кнопку «Да» или же нажимаем «Нет» и настраиваем условия.

    На этом шаге мы выбираем действие с сообщением. Поскольку мы настраиваем автоответ на входящие сообщения, то отмечаем флажком пункт «Ответить, используя указанный шаблон».

    В нижней части окна необходимо выбрать нужный шаблон. Для этого кликаем по ссылке «Указанный шаблон» и переходим к выбору самого шаблона.

    Если на этапе создания шаблона сообщения вы не меняли путь и оставили все по умолчанию, то в этом окне достаточно выбрать «Шаблоны в файловой системе» и в списке отобразиться созданный шаблон. В противном случае, необходимо нажать на кнопку «Обзор» и открыть папку, куда вы сохранили файл с шаблоном сообщения.

    Если нужное действие отмечено и файл с шаблоном выбран, то можно переходить к следующему шагу.

    Здесь можно настроить исключения. То есть те случаи, когда автоответ не будет срабатывать. Если это необходимо, тогда выделяем нужные условия и настраиваем их. Если же в вашем правиле автоответа исключений не будет, то переходим к завершающему шагу нажав кнопку «Далее».

    Собственно, здесь уже ничего настраивать не надо, поэтому сразу можно нажимать кнопку «Готово».

    Теперь, в зависимости от настроенных условий и исключений, Outlook будет отсылать в ответ на входящие письма ваш шаблон. Однако, мастер правил предусматривает только однократную отправку автоответа каждому адресату в течении сеанса.

    То есть, как только вы запустите Outlook, стартует и сеанс. Заканчивается же он при выходе из программы. Таким образом, пока Outlook работает, то повторного ответа адресату, который отправил несколько сообщений не будет. В течении сеанса Outlook создает ведет список пользователей, которым был выслан автоответ, что позволяет избежать повторной отправки. Но, если закрыть Outlook, а потом войти в него снова, то этот список сбрасывается.

    Для того, чтобы отключить автоответ на входящие сообщения, достаточно снять галочку с правила автоответа в окне «Управление правилами и оповещениями».

    С помощью этой инструкции можно осуществить настройку автоответа в Outlook 2013 и более поздних версиях.

    Ссылка на основную публикацию
    Как повесить моноблок на стену
    К любому моноблоку iMac можно прикрутить специальный адаптер, с помощью которого компьютер можно будет закрепить на стене или держателе. Продается...
    Как открыть ipa на андроиде
    Для Android есть какие-нибудь программы, которые читают формат ipa? Файл .ipa — расширение для яблочных устройств. У них с Android...
    Как отключить услугу старт на мегафон тв
    Опция Мегафон Старт предлагает своим клиентам просмотры лучших отечественных фильмов, эксклюзивных новинок и главных хитов сезона. Причем опция просмотров фильмов...
    Как подключить внешнюю видеокарту к моноблоку
    Есть универсальный способ и для MacBook, и для Windows-устройств. Видеокарта – наиболее узкое место ноутбуков. Даже если разместить в нем...
    Adblock detector